KaizenProofKontinuierliche Verbesserung für Büroteams
Kaizen fürs Büro.
Beheben Sie die wiederkehrenden Zeitfresser Ihres Teams und prüfen Sie an Tag 7, 14 und 30, ob die Lösung gehalten hat.
Kaizen ist Japanisch für „Veränderung zum Besseren“: kleine Verbesserungen, umgesetzt von den Menschen, die die Arbeit machen.
改 kai bedeutet Veränderung, 善 zen bedeutet gut.
- 14 Tage kostenlos testen
- Keine Kreditkarte nötig
- Preis pro Workspace, nicht pro Person
Der Reibungspunkt, wie eingegeben
Jeden Monat kopiere ich dieselben Zahlen aus drei Exporten in eine Tabelle, bevor ich den Kostenbericht verschicken kann.
Zusätzliche SchritteFreigaben, Prüfungen, erneutes Abtippen oder Feinschliff über das hinaus, was die Arbeit braucht
- Warum werden die Zahlen von Hand kopiert?Die drei Exporte haben unterschiedliche Spalten.
- Warum haben sie unterschiedliche Spalten?Niemand ist für das Format des Berichts zuständig.Grundursache
Braucht es diesen Schritt?
Nein, diesen Schritt streichen.
Einigen Sie sich auf ein Exportlayout, dann lässt sich der Bericht direkt aus den Exporten erstellen.
Identifizierte Zeit
28 Min. / Woche
Bei der Meldung eingegeben
Bestätigte Zeit
Noch nichts bestätigt
25 Min. / Woche
Check-in an Tag 7: gehalten
- Kostenloser Kaizen-Kurs23 kurze Lektionen (auf Englisch)
- Check-ins an Tag 7, 14 und 30Hat die Lösung gehalten?
- Erst streichen, dann automatisierenBraucht es diesen Schritt?
- Entwickelt von Capital AI SrlItalien
Probieren Sie es jetzt mit einem Reibungspunkt aus. Zum Start ist kein Konto nötig.
Beschreiben Sie eine Aufgabe, die Sie immer wieder Zeit kostet, so wie Sie es einem Kollegen erzählen würden. Anmelden müssen Sie sich erst beim Absenden, und Ihre Eingabe bleibt erhalten.
So funktioniert es
Vom Ärgernis zur Lösung, die gehalten hat, in vier Schritten
Keine Lean-Schulung nötig. KaizenProof stellt die Fragen; Sie kennen die Arbeit. Die Abbildungen sind Beispiele zur Veranschaulichung, von uns verfasst.
Plan
Beschreiben
Eine wiederkehrende Aufgabe, in Ihren eigenen Worten. KaizenProof benennt die Art der Verschwendung in einfacher Sprache, nie im Lean-Jargon.
Plan
Grundursache finden
Ein paar Warum-Fragen, eine nach der anderen, mit Ihren bisherigen Antworten im Blick. Sie sagen, wann Sie die eigentliche Ursache erreicht haben.
Do
Lösung mitnehmen
Zuerst: Braucht es diesen Schritt überhaupt? Dann ein Ticket, eine Arbeitsanweisung oder eine Automatisierungsspezifikation, fertig zum Kopieren oder Herunterladen.
Check
Prüfen, ob sie gehalten hat
An Tag 7, 14 und 30 eine Frage: Ist sie noch im Einsatz? Nur was Menschen bestätigen, zählt als eingesparte Zeit.
Der Kaizen-Zyklus
Jeder Reibungspunkt durchläuft den Zyklus einmal
Plan, Do, Check, Act ist der Kreislauf hinter Kaizen. KaizenProof führt jeden Reibungspunkt einmal hindurch, und die Überprüfung ist eingebaut.
Plan
Das Problem verstehen
Beschreiben Sie den Reibungspunkt in Ihren eigenen Worten. KaizenProof benennt die Art der Verschwendung und fragt nach dem Warum, eine Frage nach der anderen, bis Sie die Grundursache erreichen.
Do
Eine Änderung umsetzen
Zuerst: Braucht es diesen Schritt überhaupt? Dann eine Gegenmaßnahme zum Umsetzen: ein Ticket, eine Arbeitsanweisung oder eine Automatisierungsspezifikation.
Check
Prüfen, ob es gehalten hat
An Tag 7, 14 und 30 eine Frage an die betroffenen Menschen: gehalten, teilweise oder zurückgefallen.
Act
Beibehalten oder neu ansetzen
Eine Lösung, die 30 Tage gehalten hat, wird Teil der Standards Ihres Teams. Eine zurückgefallene Lösung zählt nichts, und der Reibungspunkt bleibt zum Bearbeiten bestehen.
Zur Veranschaulichung, keine echten Daten
Zur Veranschaulichung, keine echten Daten
| Beispiellösung | Tag 7 | Tag 14 | Tag 30 |
|---|---|---|---|
| Lösung A | Gehalten | Gehalten | Gehalten |
| Lösung B | Gehalten | Gehalten | Teilweise |
| Lösung C | Gehalten | Teilweise | Zurückgefallen |
Eine zurückgefallene Lösung zählt nichts.
Erst streichen, dann automatisieren
Die erste Frage ist, ob es den Schritt überhaupt braucht
Einen Schritt zu automatisieren, den niemand braucht, macht nur die falsche Arbeit schneller. Deshalb fragt KaizenProof, bevor es eine Lösung schreibt, ob der Schritt nötig ist. Lautet die Antwort Nein, beschreibt die Gegenmaßnahme, wie er wegfällt.
Zur Veranschaulichung, keine echten Daten
Braucht es diesen Schritt?
- Zahlen exportieren
In ein zweites Blatt kopierenGestrichen, nicht automatisiert- Summen prüfen
- Bericht senden
Wenn der Schritt bleiben soll, erhalten Sie eines von drei Ergebnissen:
- TicketFür das Team, das die Änderung umsetzt, mit dem, was gemessen werden sollte.
- Arbeitsanweisung (SOP)Für die neue Arbeitsweise, Schritt für Schritt beschrieben.
- AutomatisierungsspezifikationFür alle, die die Automatisierung bauen, sobald der Schritt es verdient hat.
Kopieren Sie es oder laden Sie es als Markdown-Datei herunter, und legen Sie es dort ab, wo Ihr Team bereits arbeitet.
Funktionen
Alles, was eine Lösung braucht, von der ersten Meldung bis zum Nachweis, dass sie gehalten hat
Verschwendung in einfachen Worten benannt
Acht Arten, jede mit einer alltäglichen Bezeichnung, etwa „Übergaben: Arbeit oder Dateien zwischen Personen, Teams oder Tools weitergeben“.
5-Why-Methode wie mit einem guten Kollegen
Eine Frage nach der anderen, Ihre bisherigen Antworten im Blick und ein klarer Weg zu sagen: „Das ist die Grundursache“.
Braucht es diesen Schritt?
Wird vor jeder Gegenmaßnahme gefragt, damit Sie Arbeit streichen, bevor jemand sie automatisiert.
Lösungen, bereit zur Übergabe
Ein Ticket, eine Arbeitsanweisung oder eine Automatisierungsspezifikation. Kopieren Sie es oder laden Sie es als Markdown herunter.
Check-ins an Tag 7, 14 und 30
Jeder fragt, ob die Lösung noch im Einsatz ist und ob sie Zeit gespart hat.
Identifiziert und bestätigt, getrennt gehalten
Von Menschen eingegebene Zeit und bei Check-ins bestätigte Zeit stehen nebeneinander, nie addiert.
Ein gemeinsames Board
Laden Sie Ihr Team ein. Alle melden ihre eigenen Reibungspunkte und sehen, wo jeder steht.
Ein kostenloser Kaizen-Kurs
23 kurze Lektionen mit Selbsttests (auf Englisch), ohne Konto lesbar.
Für jedes Team
Für die Teams, die das Geschäft am Laufen halten
Teamleitungen in Finanzen, Personal, Betrieb und Kundenservice sowie die Menschen, die die Arbeit machen. Beispiele zur Veranschaulichung dafür, was Menschen beschreiben, von uns verfasst.
Finanzen
“Jeden Monat kopiere ich dieselben Zahlen aus drei Exporten in eine Tabelle, bevor ich den Kostenbericht verschicken kann.”
Art der VerschwendungZusätzliche Schritte
Personal
“Neue Mitarbeitende warten tagelang auf Laptop und Zugänge, weil die IT erst an ihrem ersten Tag von ihnen erfährt.”
Art der VerschwendungWarten
Betrieb
“Jeden Montag kopiere ich Bestellnummern aus dem Lagerexport in das Rechnungstool.”
Art der VerschwendungÜbergaben
Kundenservice
“Die Erstattungsregeln liegen im Postfach einer einzigen Person, also fragt jeder im Team erneut nach oder antwortet aus dem Gedächtnis.”
Art der VerschwendungSuchen und Wechseln
Acht Arten von Verschwendung, in einfachen Worten
Jeder Reibungspunkt wird einer dieser Arten zugeordnet. Der Kreis ist eine Übersicht, keine Messung: Jede Art bekommt ein gleich großes Stück.- Fehler und NacharbeitArbeit korrigieren oder wiederholen, die falsch oder unvollständig war.
- Arbeit, die niemand nutztBerichte oder Kopien, die niemand liest, oder Arbeit, die erledigt wird, bevor sie gebraucht wird.
- WartenAuf eine Freigabe, eine Antwort, eine Warteschlange oder ein System.
- Ungenutzte FähigkeitenMenschen machen Arbeit, die ihr Wissen nicht braucht, oder haben Ideen, die nirgends ankommen.
- ÜbergabenArbeit oder Dateien zwischen Personen, Teams oder Tools weitergeben.
- RückstauAnfragen, Tickets oder E-Mails, die sich unerledigt stapeln.
- Suchen und WechselnNach Informationen, Dateien oder Personen suchen und zwischen Tools wechseln.
- Zusätzliche SchritteFreigaben, Prüfungen, erneutes Abtippen oder Feinschliff über das hinaus, was die Arbeit braucht.
Ehrliche Zahlen
Gefundene und eingesparte Zeit werden nie addiert
Jede Zahl stammt aus etwas, das ein Mensch eingegeben hat. Das Modell schreibt nie eine Zeitangabe.
- Identifizierte Stunden sind das, was Menschen bei der Meldung eines Reibungspunkts eingegeben haben: wie oft und wie lange.
- Bestätigte Stunden stammen aus den Antworten an Tag 7, 14 und 30: ob die Lösung gehalten hat und ob sie Zeit gespart hat.
- Ein ohne Zahlen gemeldeter Reibungspunkt zeigt „keine Zahl“, nie null.
- Eine zurückgefallene Lösung zählt nichts.
Ihre Daten
Was mit den Eingaben Ihres Teams geschieht
Menschen beschreiben, wie ihre Arbeit wirklich abläuft. Hier steht klar, wohin dieser Text geht und wer ihn lesen kann.
Vor der Anmeldung wird nichts gesendet
Ihre Eingaben bleiben in Ihrem Browser, bis Sie sich anmelden und sie absenden.
Jeder Workspace ist abgetrennt
Reibungspunkte werden in Ihrem Workspace auf Google Cloud (Firebase) gespeichert. Kein anderer Workspace kann sie lesen, und sie bleiben im Workspace, wenn jemand geht.
Analysiert vom Claude-Modell von Anthropic
Texte von Reibungspunkten und Antworten werden zur Analyse an Anthropic gesendet, ein US-Unternehmen; Namen, E-Mail-Adressen und der Workspace-Name nicht. Anthropic speichert den Text und führt die Analyse in den USA durch. Die kommerziellen Bedingungen von Anthropic erlauben kein Training mit diesen Inhalten.
Alles exportieren oder löschen
Inhaber können alle Workspace-Daten als JSON-Datei herunterladen oder den Workspace löschen. Alle können ihr eigenes Konto löschen.
Anmeldung mit Google oder per E-Mail-Link
Kein Passwort anzulegen. Es gibt kein Single Sign-on (SSO).
Kostenloser Kurs
Kaizen for office work: die Methode kostenlos lernen
23 kurze Lektionen, insgesamt etwa 153 Minuten, jeweils mit Selbsttest. Die Lektionen sind auf Englisch und ohne Konto lesbar; melden Sie sich an, um Ihren Fortschritt zu speichern.
- Stufe 1 · See the wasteSmall improvements, every weekKaizen, respect for people
- Stufe 1 · See the wasteShould this step exist?remove before you improve or automate
- Stufe 2 · Find the real causeThe 5 Whys in depth5 Whys: branches, evidence, when to stop
- Stufe 3 · Change the work and make it holdEvery change is an experimentPDCA (plan, do, check, act)
- Stufe 3 · Change the work and make it holdDid it hold?the Check in PDCA
- Stufe 4 · Improve togetherMeasure honestlyidentified versus confirmed
Preise
Ein Preis pro Workspace, nicht pro Person
Beide Tarife enthalten das ganze Produkt; sie unterscheiden sich darin, wie viele Personen es nutzen. Starten Sie mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase, ohne Kreditkarte.
Preise pro Workspace, zuzüglich MwSt. Sie zahlen in der angezeigten Währung.
Fragen
Noch etwas anderes? Schreiben Sie an vincent@capital-ai.eu.
Was passiert mit meinen Eingaben, und wohin werden sie gesendet?
Vor der Anmeldung wird nichts gesendet: Ihr Text bleibt in Ihrem Browser. Nach Anmeldung und Absenden wird er in Ihrem Workspace auf Google Cloud (Firebase) gespeichert und an Anthropic gesendet, ein US-Unternehmen, dessen Claude-Modell die Art der Verschwendung benennt, die Warum-Fragen stellt und die Gegenmaßnahme schreibt.
Innerhalb von KaizenProof können nur die Mitglieder Ihres Workspace ihn lesen, und er bleibt im Workspace, wenn jemand geht. Check-in-E-Mails enthalten den Titel des Reibungspunkts. Die Seite zu den Unterauftragsverarbeitern (auf Englisch) listet jeden Anbieter auf.
Wie unterscheidet sich das von einem Ideenbriefkasten?
Ein Ideenbriefkasten sammelt Ideen und überlässt es anderen, herauszufinden, was zu tun ist. Hier führt die Person, die auf das Problem stößt, es in wenigen Minuten zu einer Grundursache und einer schriftlichen Lösung, das Team markiert die Lösung als umgesetzt, und Check-ins an Tag 7, 14 und 30 halten fest, ob sie gehalten hat und ob sie Zeit gespart hat.
Muss ich Lean oder die 5-Why-Methode kennen?
Nein. Sie beschreiben das Problem so, wie Sie es einem Kollegen erzählen würden. Die Art der Verschwendung wird in einfachen Worten benannt, etwa „Warten: auf eine Freigabe, eine Antwort, eine Warteschlange oder ein System“, und die Fragen kommen einzeln.
Was ist Kaizen?
Kaizen ist die Praxis, Arbeit durch viele kleine Veränderungen zu verbessern, die kontinuierlich von den Menschen umgesetzt werden, die die Arbeit machen. Das japanische Wort bedeutet „Veränderung zum Besseren“. KaizenProof wendet es auf die Büroarbeit an, einen wiederkehrenden Reibungspunkt nach dem anderen.
Lässt es sich mit Jira, Slack oder unseren anderen Tools verbinden?
Nein. KaizenProof ist eine Web-App. Eine Gegenmaßnahme ist Text, den Sie kopieren oder als Markdown-Datei herunterladen und dort einfügen, wo Ihr Team arbeitet: ein Ticket, eine Arbeitsanweisung oder eine Automatisierungsspezifikation.
Woher kommen die Stunden?
Aus dem, was Menschen eingeben, nie vom Modell. Identifizierte Stunden sind die Zahlen, die bei der Meldung eines Reibungspunkts eingegeben werden. Bestätigte Stunden stammen aus den Antworten auf die Check-ins. Beide werden getrennt angezeigt und nie addiert.
Warum heißt es KaizenProof, und wer steht dahinter?
Kaizen für die Methode: kleine Verbesserungen, umgesetzt von den Menschen, die die Arbeit machen. Proof (englisch für Nachweis), weil jede Lösung an Tag 7, 14 und 30 mit den betroffenen Menschen überprüft wird und nur zählt, was sie bestätigen. KaizenProof wird von Capital AI Srl entwickelt, einem in Italien eingetragenen Unternehmen.
Beginnen Sie mit dem Reibungspunkt, der Sie heute geärgert hat
Beschreiben Sie ihn in ein, zwei Sätzen. Sie melden sich beim Absenden an; Ihre Eingabe bleibt erhalten.