KaizenProofMejora continua para equipos de oficina
Kaizen para la oficina.
Resuelve el trabajo recurrente que le hace perder tiempo a tu equipo, y comprueba los días 7, 14 y 30 que la solución se ha mantenido.
Kaizen significa en japonés “cambio a mejor”: pequeñas mejoras, hechas por las personas que hacen el trabajo.
改 kai significa cambio, 善 zen significa bueno.
- Prueba gratuita de 14 días
- Sin tarjeta
- Precio por espacio de trabajo, no por persona
La fricción, tal como se escribió
Cada mes copio las mismas cifras de tres exportaciones a una hoja antes de poder enviar el informe de costes.
Pasos de másAprobaciones, controles, volver a teclear datos o pulir más de lo que el trabajo necesita
- ¿Por qué se copian las cifras a mano?Las tres exportaciones tienen columnas distintas.
- ¿Por qué tienen columnas distintas?El formato del informe no tiene responsable.Causa raíz
¿Debe existir este paso?
No, elimina este paso.
Con un único formato de exportación acordado, el informe se puede generar directamente a partir de las exportaciones.
Tiempo identificado
28 min / semana
Escrito en el reporte inicial
Tiempo confirmado
Aún no hay nada confirmado
25 min / semana
Verificación del día 7: se mantiene
- Curso de Kaizen gratuito23 lecciones breves, en inglés
- Verificaciones los días 7, 14 y 30¿Se mantuvo la solución?
- Elimina antes de automatizar¿Debe existir este paso?
- Desarrollado por Capital AI SrlItalia
Pruébalo ahora con una fricción. Para empezar no necesitas cuenta.
Describe una tarea que te sigue costando tiempo, tal como se lo contarías a un colega. Solo inicias sesión al enviarla, y lo que escribiste se conserva.
Cómo funciona
De una molestia a una solución que se mantuvo, en cuatro pasos
No necesitas formación en Lean. KaizenProof hace las preguntas; tú conoces el trabajo. Las imágenes son ejemplos ilustrativos, escritos por nosotros.
Planificar
Descríbelo
Una tarea recurrente, con tus palabras. KaizenProof nombra el tipo de desperdicio en lenguaje sencillo, nunca en jerga Lean.
Planificar
Encuentra la causa raíz
Unas pocas preguntas de por qué, de una en una, con tus respuestas anteriores a la vista. Tú dices cuándo has llegado a la causa real.
Hacer
Llévate la solución
Primero: ¿debe existir este paso? Después, un ticket, un procedimiento o una especificación de automatización, listos para copiar o descargar.
Verificar
Comprueba que se mantuvo
Los días 7, 14 y 30, una sola pregunta: ¿sigue implantada? Solo lo que las personas confirman cuenta como tiempo ahorrado.
El ciclo Kaizen
Cada fricción da una vuelta al ciclo
Planificar, Hacer, Verificar, Actuar es el ciclo que hay detrás de Kaizen. KaizenProof lleva cada fricción una vez por él, y la verificación viene incluida.
Planificar
Entender el problema
Describe la fricción con tus palabras. KaizenProof nombra el tipo de desperdicio y pregunta por qué, una pregunta cada vez, hasta que llegas a la causa raíz.
Hacer
Hacer un cambio
Primero, ¿debe existir este paso? Después, una contramedida para implantar: un ticket, un procedimiento o una especificación de automatización.
Verificar
Ver si se mantuvo
Los días 7, 14 y 30, una pregunta a las personas a las que afecta: se mantiene, en parte o abandonada.
Actuar
Mantenerlo, o volver a empezar
Una solución que se mantuvo durante 30 días pasa a los estándares de tu equipo. Una solución abandonada no cuenta nada, y la fricción sigue ahí para trabajar en ella.
Ilustrativo, sin datos reales
Ilustrativo, sin datos reales
| Solución de ejemplo | Día 7 | Día 14 | Día 30 |
|---|---|---|---|
| Solución A | Se mantiene | Se mantiene | Se mantiene |
| Solución B | Se mantiene | Se mantiene | En parte |
| Solución C | Se mantiene | En parte | Abandonada |
Una solución abandonada no cuenta nada.
Elimina antes de automatizar
La primera pregunta es si el paso debería existir
Automatizar un paso que nadie necesita solo hace más rápido el trabajo equivocado. Por eso, antes de redactar una solución, KaizenProof pregunta si el paso es necesario. Cuando la respuesta es no, la contramedida explica cómo eliminarlo.
Ilustrativo, sin datos reales
¿Debe existir este paso?
- Exportar las cifras
Copiarlas en una segunda hojaEliminado, no automatizado- Comprobar los totales
- Enviar el informe
Cuando el paso debe quedarse, te llevas una de estas tres cosas:
- TicketPara el equipo que hará el cambio, con lo que hay que medir.
- Procedimiento (SOP)Para la nueva forma de hacer el trabajo, escrita paso a paso.
- Especificación de automatizaciónPara quien construya la automatización, una vez que el paso se la haya ganado.
Cópiala, o descárgala como archivo Markdown, y ponla donde tu equipo ya trabaja.
Funcionalidades
Todo lo que necesita una solución, desde el primer reporte hasta la prueba de que se mantuvo
El desperdicio, con palabras sencillas
Ocho tipos, cada uno con una etiqueta cotidiana, como “Traspasos: mover trabajo o archivos entre personas, equipos o herramientas”.
Unos 5 porqués como con un buen colega
Una pregunta cada vez, tus respuestas anteriores a la vista, y una forma clara de decir “esa es la causa raíz”.
¿Debe existir este paso?
Se pregunta antes de cada contramedida, para que elimines trabajo antes de que nadie lo automatice.
Soluciones listas para entregar
Un ticket, un procedimiento o una especificación de automatización. Cópialo, o descárgalo en Markdown.
Verificaciones los días 7, 14 y 30
Cada una pregunta si la solución sigue implantada, y cuánto tiempo ahorró, si ahorró alguno.
Identificado y confirmado, por separado
El tiempo que escribieron las personas y el tiempo confirmado en las verificaciones se muestran uno junto al otro, nunca sumados.
Un tablero compartido
Invita a tu equipo. Cada persona reporta sus propias fricciones y ve en qué punto está cada una.
Un curso de Kaizen gratuito
23 lecciones breves con autoevaluaciones, en inglés, para leer sin cuenta.
Para cualquier equipo
Para los equipos que mantienen el negocio en marcha
Responsables de equipo en finanzas, recursos humanos, operaciones y atención al cliente, y las personas que hacen el trabajo. Ejemplos ilustrativos de lo que describen las personas, escritos por nosotros.
Finanzas
“Cada mes copio las mismas cifras de tres exportaciones a una hoja antes de poder enviar el informe de costes.”
Tipo de desperdicioPasos de más
Recursos humanos
“Las personas que se incorporan esperan días para tener equipo y cuentas, porque TI no se entera hasta su primer día.”
Tipo de desperdicioEsperas
Operaciones
“Cada lunes copio los números de pedido de la exportación del almacén a la herramienta de facturación.”
Tipo de desperdicioTraspasos
Atención al cliente
“Las normas de reembolso están en el correo de una sola persona, así que cada agente vuelve a preguntar o responde de memoria.”
Tipo de desperdicioBúsquedas y cambios de herramienta
Ocho tipos de desperdicio, con palabras sencillas
Cada fricción se nombra como uno de estos. El círculo es un mapa, no una medición: cada tipo tiene una porción igual.- Errores y retrabajoCorregir o rehacer un trabajo que estaba mal o incompleto.
- Trabajo que nadie usaInformes o copias que nadie lee, o trabajo hecho antes de que haga falta.
- EsperasA una aprobación, una respuesta, una cola o un sistema.
- Talento desaprovechadoPersonas haciendo un trabajo que no necesita lo que saben, o con ideas que no llegan a ninguna parte.
- TraspasosMover trabajo o archivos entre personas, equipos o herramientas.
- Trabajo acumuladoSolicitudes, tickets o correos que se acumulan sin terminar.
- Búsquedas y cambios de herramientaBuscar información, archivos o personas, y saltar de una herramienta a otra.
- Pasos de másAprobaciones, controles, volver a teclear datos o pulir más de lo que el trabajo necesita.
Cifras honestas
El tiempo identificado y el tiempo ahorrado nunca se suman
Cada cifra procede de algo que escribió una persona. El modelo nunca escribe una cifra de tiempo.
- Las horas identificadas son lo que escribieron las personas al reportar una fricción: con qué frecuencia y cuánto tiempo.
- Las horas confirmadas proceden de las respuestas de los días 7, 14 y 30: si la solución se mantuvo, y cuánto tiempo ahorró, si ahorró alguno.
- Una fricción reportada sin números muestra “sin cifra”, nunca cero.
- Una solución abandonada no cuenta nada.
Tus datos
Qué pasa con lo que escribe tu equipo
Las personas describen cómo funciona de verdad su trabajo. Aquí explicamos con claridad adónde va ese texto, y quién puede leerlo.
No se envía nada antes de iniciar sesión
Lo que escribes se queda en tu navegador hasta que inicias sesión y lo envías.
Cada espacio de trabajo se mantiene separado
Las fricciones se guardan en tu espacio de trabajo en Google Cloud (Firebase). Ningún otro espacio de trabajo puede leerlas, y se quedan en el espacio de trabajo cuando alguien se va.
Analizado con el modelo Claude de Anthropic
El texto de las fricciones y las respuestas se envían a Anthropic, una empresa estadounidense, para el análisis; los nombres, las direcciones de correo y el nombre del espacio de trabajo no. Anthropic almacena el texto y realiza el análisis en Estados Unidos. Sus condiciones comerciales no permiten entrenar con este contenido.
Exporta o elimina todo
Los propietarios pueden descargar todos los datos del espacio de trabajo en un archivo JSON, o eliminar el espacio de trabajo. Cualquiera puede eliminar su propia cuenta.
Inicia sesión con Google o con un enlace por correo
Sin contraseña que crear. No hay inicio de sesión único (SSO).
Curso gratuito
Kaizen for office work: aprende el método, gratis
23 lecciones breves, unos 153 minutos en total, cada una con una autoevaluación. Las lecciones están en inglés y se leen sin cuenta; inicia sesión para guardar tu progreso.
- Nivel 1 · See the wasteSmall improvements, every weekKaizen, respect for people
- Nivel 1 · See the wasteShould this step exist?remove before you improve or automate
- Nivel 2 · Find the real causeThe 5 Whys in depth5 Whys: branches, evidence, when to stop
- Nivel 3 · Change the work and make it holdEvery change is an experimentPDCA (plan, do, check, act)
- Nivel 3 · Change the work and make it holdDid it hold?the Check in PDCA
- Nivel 4 · Improve togetherMeasure honestlyidentified versus confirmed
Precios
Un precio por espacio de trabajo, no por persona
Los dos planes incluyen el producto completo; se diferencian en cuántas personas lo usan. Empieza con una prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta.
Precios por espacio de trabajo, IVA no incluido. Pagas en la moneda que se muestra.
Preguntas
¿Algo más? Escribe a vincent@capital-ai.eu.
¿Qué pasa con lo que escribo y adónde se envía?
Antes de iniciar sesión no se envía nada: tu texto se queda en tu navegador. Después de iniciar sesión y enviarlo, se guarda en tu espacio de trabajo en Google Cloud (Firebase), y se envía a Anthropic, una empresa estadounidense, cuyo modelo Claude nombra el tipo de desperdicio, hace las preguntas de por qué y redacta la contramedida.
Dentro de KaizenProof, solo los miembros de tu espacio de trabajo pueden leerlo, y se queda en el espacio de trabajo cuando alguien se va. Los correos de verificación incluyen el título de la fricción. La página de subencargados del tratamiento, en inglés, enumera cada proveedor.
¿En qué se diferencia de un buzón de sugerencias?
Un buzón de sugerencias recoge ideas y deja que otra persona decida qué hacer. Aquí, quien se topa con el problema lo lleva hasta una causa raíz y una solución escrita en pocos minutos, el equipo marca la solución como implantada, y las verificaciones de los días 7, 14 y 30 registran si se mantuvo y cuánto tiempo ahorró, si ahorró alguno.
¿Necesito saber de Lean o de los 5 porqués?
No. Describes el problema como se lo contarías a un colega. El tipo de desperdicio se nombra con palabras sencillas, como "Esperas: a una aprobación, una respuesta, una cola o un sistema", y las preguntas llegan de una en una.
¿Qué es Kaizen?
Kaizen es la práctica de mejorar el trabajo mediante muchos cambios pequeños, hechos de forma continua por las personas que hacen el trabajo. La palabra japonesa significa "cambio a mejor". KaizenProof lo aplica al trabajo de oficina, una fricción recurrente cada vez.
¿Se conecta con Jira, Slack u otras herramientas que usamos?
No. KaizenProof es una aplicación web. Una contramedida es texto que copias o descargas como archivo Markdown y pegas donde trabaja tu equipo: un ticket, un procedimiento o una especificación de automatización.
¿De dónde salen las horas?
De lo que escriben las personas, nunca del modelo. Las horas identificadas son las cifras que se escriben al reportar una fricción. Las horas confirmadas proceden de las respuestas a las verificaciones. Las dos se muestran por separado y nunca se suman.
¿Por qué se llama KaizenProof, y quién lo hace?
Kaizen por el método: pequeñas mejoras hechas por las personas que hacen el trabajo. Proof (prueba, en inglés) porque cada solución se comprueba los días 7, 14 y 30 con las personas a las que afecta, y solo cuenta lo que ellas confirman. KaizenProof lo desarrolla Capital AI Srl, una empresa registrada en Italia.
Empieza por la fricción que te ha molestado hoy
Descríbela en una o dos frases. Inicias sesión al enviarla; tu texto se conserva.